همایش، برنامه ای است که حول محور موضوع خاص برگزار می شود و در آن مهمانان متعددی حضور دارند. بنابراین لازم است در فضایی مانند تالارهای پذیرایی، سالن اجتماعات و… برگزار شود. در این مقاله به تشریفات برگزاری همایش ها خواهیم پرداخت. تشریفات پل با اجاره سالن اجتماعات و باغ های زیبا میزبان شما در همایش های شرکتی و کارگاهی و سالگرد شرکت است.
اصول برگزاری همایش
برای برگزاری همایش ابتدا باید برنامه ریزی درستی انجام بگیرد. مواردی از جمله موضوع همایش، مخاطبان، تعداد مهمانان، مکان مناسب و… تعیین می شود و سپس برنامه ریزی های لازم انجام می گیرد. زمانی که مخاطبان شناسایی شدند، نحوه دعوت از آن ها اهمیت می یابند. در مواقعی ممکن است مخاطبان افرادی از یک حرفه خاص باشند. به این ترتیب دعوت از آن ها به صورت اختصاصی و با کارت دعوت انجام می گیرد.
اما زمانی که مخاطب عموم افراد باشند، نحوه تبلیغات متفاوت و گسترده تر خواهد بود. نکته قابل توجه اینجاست انتخاب مکان مناسب برای برگزاری همایش باید پیش از تبلیغات و دعوت مهمانان انجام بگیرد. انتخاب سالن برگزاری سمینار متناسب با تعداد مهمانان یا بیشتر از ظرفیت آن ها انجام می گیرد. بهتر است برای رزرو وقت از 2 الی 3 ماه قبل اقدام شود تا مشکلی برای پیدا کردن مکان وجود نداشته باشد.
یکی از مهمترین ویژگی های سالن برگزاری همایش، سیستم صوتی و تصویری آن است. همه همایش ها تعدادی سخنران را به مراسم دعوت می کنند که لازم است مهمانان صدا و تصویر درستی از آن ها داشته باشند.
بیشتر سالن ها دکوراسیون به روز و جدیدی دارند که مورد پسند مهمانان و برگزار کنندگان همایش قرار می گیرد. با این حال عده زیادی از مشتریان علاقمند هستند در همایش ها، گل آرایی انجام بگیرد. تیم تشریفات پل وظیفه گل آرایی سالن را به عهده داشته و برای بخش هایی از جمله ورودی مهمانان، جایگاه سخنران و… گل آرایی انجام می دهد. استفاده از گل های تازه و طبیعی علاوه بر شاداب کردن محیط، حس خوبی در فضا ایجاد می کند. انتخاب گل ها براساس رنگ آن یا سلیقه مشتری انجام می گیرد.
نحوه پذیرایی در همایش ها
همایش های در ساعات مختلفی از روز برگزار می شوند و در مواقعی ممکن است چندین ساعت به طول انجامند. به همین علت معمولا دو وعده پذیرایی برای مهمانان در نظر گرفته می شود. از جمله مواردی که در وعده های مختلف آماده می شود:
- صبحانه: نوشیدنی گرم و سرد، کیک، نان، میوه، لبنیات
- ناهار: پلوکباب، انواع خورش، سالاد، ساندویچ، نوشیدنی خنک، دسر
- عصرانه: نوشیدنی گرم و سرد، شیرینی، میوه و شربت
- شام: فست فود، پلو و خورشت، کباب، فینگرفود، نوشیدنی و دسر
همانطور که گفته شد منو پذیرایی تنوع بالایی دارد و برگزارکنندگان برای انتخاب غذا گزینه های زیادی پیش رو خواهند داشت. در زمان پذیرایی از مهمانان از ظروف تمیز، یکدست و جدید استفاده می شود و مهمانداران با تجربه و حاذق مسئولیت پذیرایی را به عهده می گیرند.
برخی از برگزارکنندگان پذیرایی از مهمانان را با پک های پذیرایی انجام می دهند. پک پذیرایی در واقع جعبه ای شامل مواد غذایی مختلف است که برای هر نفر آماده شده و توزیع می شود. مسئولیت آماده سازی پک پذیرایی با تیم تشریفات است.
نحوه برگزاری همایش بین المللی
در همایش های بین المللی مهمانان خارجی نیز حضور دارند. بنابراین تشریفات و نحوه پذیرایی کمی متفاوت تر از همایش های داخلی خواهد بود. برای مثال بهتر است شام یا ناهار تنوع بیشتری داشته باشد و از غذاهای فرنگی سرو شود.
یکی دیگر از نکات مهم برای برگزاری همایش های بین المللی، به کارگیری مترجمان زبان های خارجه است تا مهمانان استفاده مفیدی از مطالب همایش داشته باشند.
با توجه با آنچه گفته شد، برگزاری همایش نیازمند هماهنگی های متعددی است که تیم تشریفات مسئولیت آن را به عهده می گیرد. انتخاب تیم حاذق با سابقه فعالیت طولانی می تواند کیفیت برگزاری همایش را افزایش دهد.
شما می توانید برای برگزاری صفر تا صد تشریفات همایش و رزرو سالن و باغ برای برگزاری مراسم با ما تماس بگیرید.
